國家檔案局令第22號

第一章  總  則

第一條  為了加強和規范電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全，促進(jìn)檔案工作更好服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，制定本辦法。

第二條  檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織(以下簡(jiǎn)稱(chēng)組織機構)的電子檔案管理，適用本辦法。

本辦法所稱(chēng)電子檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在履行法定職責或者處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、存儲的，對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄。

第三條  組織機構應當確保電子檔案符合下列要求：

（一）來(lái)源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責或者處理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統安全可靠。

(二)程序規范。全過(guò)程管理符合國家相關(guān)法律法規以及標準規范的規定，并且準確記錄、可追溯。

(三)要素合規。內容、結構、背景信息和管理過(guò)程信息等構成要素符合國家相關(guān)標準規范要求。

電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第四條  組織機構應當配備必要的設施設備，建立管理機制、制度規范、安全措施、人才隊伍，滿(mǎn)足電子檔案管理需求。

第五條  組織機構應當加強電子檔案全過(guò)程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節的應用系統之間相互銜接，并且持續進(jìn)行元數據采集、維護等活動(dòng)，完整記錄電子檔案管理過(guò)程。

第六條  組織機構應當積極應用新一代信息技術(shù)，不斷提升電子檔案管理水平。

第七條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強各類(lèi)電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價(jià)值的電子文件應歸盡歸，并按規定移交檔案館。檔案館應當提升接收和管理各類(lèi)電子檔案的能力，保障電子檔案應收盡收。

第八條  電子檔案管理的全過(guò)程應當符合國家網(wǎng)絡(luò )安全、數據安全、個(gè)人信息保護、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規要求，確保電子檔案的安全。

第二章  機構及其職責

第九條  國家檔案主管部門(mén)統籌規劃、組織協(xié)調、監督指導全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標準規范體系，推進(jìn)電子檔案安全保管和有效利用，推動(dòng)電子檔案全過(guò)程管理能力評估。

縣級以上地方檔案主管部門(mén)監督指導本行政區域內電子檔案管理工作。

鄉鎮人民政府應當將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監督指導所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。

第十條  按照國家規定應當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當履行下列職責：

（一）確定管理電子檔案的機構或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責任制，納入本單位信息化建設規劃等，建立健全電子檔案管理制度和規范，配備滿(mǎn)足電子檔案管理需要的信息化基礎設施；     

（二）協(xié)調檔案、文秘、業(yè)務(wù)、信息化、保密等職能部門(mén)共同推進(jìn)電子檔案管理，加強辦公自動(dòng)化系統、業(yè)務(wù)系統歸檔功能建設；

（三）電子文件形成部門(mén)負責本部門(mén)電子文件的收集、整理、歸檔等工作；

（四）管理電子檔案的機構或人員負責本單位電子檔案的管理，監督指導各部門(mén)電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關(guān)規定向檔案館移交電子檔案。

第十一條 檔案館應當履行下列職責：

（一）建設滿(mǎn)足電子檔案長(cháng)期保存和安全管理需要的信息化基礎設施；

（二）收集、保管和提供利用本館分管范圍內的電子檔案；

（三）建立健全本館電子檔案管理制度和規范。

第十二條 檔案主管部門(mén)應當加強與本行政區域有關(guān)信息化建設、電子政務(wù)建設、電子文件管理、數據管理、密碼管理、保密管理等主管部門(mén)的工作協(xié)同，共同推進(jìn)電子檔案管理工作。

第十三條 組織機構應當支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規定參加業(yè)務(wù)培訓，電子檔案管理人員應當具備相應的專(zhuān)業(yè)知識和技能。

第三章  電子文件整理與歸檔

第十四條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家相關(guān)法律法規和標準規范的規定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類(lèi)方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類(lèi)方案進(jìn)行管理。

第十五條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家相關(guān)法律法規和標準規范形成、辦理、傳輸、存儲屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規定。

辦公自動(dòng)化系統、業(yè)務(wù)系統的歸檔功能應當符合相關(guān)標準規范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。

第十六條  電子文件應當與元數據一并歸檔。電子文件歸檔格式應當具備開(kāi)放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等特性，并且能夠支持向長(cháng)期保存格式轉換。電子文件元數據格式應當符合國家有關(guān)標準規范要求。

第十七條  電子文件形成部門(mén)應當在電子文件形成、辦理、收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類(lèi)、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內容、結構和背景信息的元數據及其整個(gè)管理過(guò)程元數據。

電子文件及其元數據歸檔不得采用非開(kāi)放的壓縮、加密等技術(shù)措施。黨政機關(guān)電子公文歸檔，應當去除電子印章的數字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機構電子文件歸檔可以參照處理。

第十八條  電子文件形成部門(mén)和電子檔案管理部門(mén)應當對提交歸檔的電子文件及其元數據等相關(guān)信息進(jìn)行清點(diǎn)、登記，對其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，并由相關(guān)責任人確認。

第十九條  電子檔案管理部門(mén)應當對接收的電子檔案進(jìn)行審核、編制檔號、確認保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。

第四章  電子檔案移交與接收

第二十條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關(guān)規定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應當做好接收工作，對于符合國家相關(guān)法律法規以及標準規范要求的電子檔案，不得拒絕接收。

經(jīng)同級檔案主管部門(mén)同意，專(zhuān)業(yè)性較強或者需要保密的電子檔案，可以按照國家有關(guān)規定延長(cháng)向檔案館移交的期限。

經(jīng)檔案館同意，對于未到國家規定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿(mǎn)前該電子檔案所涉及的利用、轉換、遷移等權責后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開(kāi)事項的，應當按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款規定辦理。

第二十一條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應當符合下列要求：

(一)按照國家關(guān)于電子檔案移交與接收的標準規范要求對移交的電子檔案進(jìn)行組織，并進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交；

(二)電子檔案不保留電子印章的數字簽名信息，只保留印章圖形；

(三)采用技術(shù)手段加密的電子檔案應當去除加密措施后移交；

(四)移交的電子檔案應當附具到期開(kāi)放意見(jiàn)、政府信息公開(kāi)情況、密級變更情況等。

第二十二條  檔案館應當按照國家相關(guān)標準規范要求對移交的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可辦理交接手續，接收登記入庫。

第二十三條  電子檔案移交接收應當通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò )和信息系統進(jìn)行。不具備在線(xiàn)移交條件的，應當配備符合安全管理要求的存儲介質(zhì)進(jìn)行離線(xiàn)移交，存儲介質(zhì)的選擇和檢測應當符合國家有關(guān)標準規范要求。

第五章  電子檔案保管與處置

第二十四條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當建設符合國家有關(guān)標準規范要求的電子檔案管理信息系統，并與辦公自動(dòng)化系統、業(yè)務(wù)系統相互銜接。檔案館應當建設符合國家有關(guān)標準規范要求的應用系統，支撐電子檔案接收、存儲、備份、鑒定、開(kāi)發(fā)、利用、統計轉換、遷移、銷(xiāo)毀等工作。

第二十五條  組織機構應當對電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源進(jìn)行統一管理。國家檔案館應當建設專(zhuān)用局域網(wǎng)絡(luò )，配備服務(wù)器、存儲、安全等設施設備，用于集中管理檔案數字資源。

第二十六條  組織機構應當加強電子檔案備份工作，制定電子檔案備份工作方案，對電子檔案、電子檔案管理信息系統等進(jìn)行完整備份。

應當在磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等介質(zhì)中選擇至少兩種符合長(cháng)期安全管理要求的存儲介質(zhì)，以在線(xiàn)方式和離線(xiàn)方式保存至少三套完整數據，每種介質(zhì)上保存一套完整數據，一套在線(xiàn)應用，兩套備份。應當制定檢測策略，定期對電子檔案可讀狀況、所處軟硬件環(huán)境、存儲介質(zhì)完好程度等保管情況進(jìn)行檢測，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，必要時(shí)對電子檔案數據進(jìn)行轉換、遷移。

第二十七條 檔案館應當對重要電子檔案進(jìn)行異地備份，根據需要有條件的檔案館可以建設災難備份系統，實(shí)現重要電子檔案及其管理信息系統的備份與災難恢復。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織可以參照執行。國家檔案館可以建設電子檔案備份中心，提供電子檔案備份服務(wù)。

第二十八條  組織機構應當建立電子檔案轉換與遷移制度，經(jīng)技術(shù)需求分析、風(fēng)險評估，確有必要的，對電子檔案、電子檔 案管理信息系統等進(jìn)行轉換、遷移，并留存操作過(guò)程記錄。轉 換、遷移后，應當對電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安 全性檢測。

第二十九條  組織機構應當定期對達到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定。對仍需繼續保存的電子檔案，應當重新劃定保管期限并變更相關(guān)管理數據。

第三十條 電子檔案銷(xiāo)毀工作應當遵守國家有關(guān)規定，履行相關(guān)審批手續，禁止擅自銷(xiāo)毀電子檔案。對需要銷(xiāo)毀的電子檔案，應當從在線(xiàn)存儲設備、容災備份等系統和離線(xiàn)存儲介質(zhì)中徹底刪除，并記錄被銷(xiāo)毀電子檔案的范圍、數量、大小以及審核人、操作者等信息。

第六章 電子檔案開(kāi)放與利用

第三十一條  電子檔案的開(kāi)放工作應當符合國家法律法規有 關(guān)規定。檔案館應當通過(guò)網(wǎng)站或者其他方式定期公布開(kāi)放電子檔 案目錄。

第三十二條  組織機構應當建立電子檔案利用制度，采取有效管理措施和技術(shù)手段，充分利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實(shí)現電子檔案便利、高效、安全利用。

第三十三條  利用者利用電子檔案，應當遵守國家有關(guān)法律法規和檔案利用的規定，不得擅自復制、篡改電子檔案，不得損害國家利益、社會(huì )公共利益和其他主體合法權益。

第三十四條  組織機構應當根據不同服務(wù)對象和利用范圍，建立相應網(wǎng)絡(luò )的檔案數字資源利用服務(wù)平臺。

第三十五條  組織機構應當積極利用人工智能等信息技術(shù)，開(kāi)展編研、展覽和建設專(zhuān)題數據庫等工作，不斷開(kāi)發(fā)檔案數字資源。    

第三十六條  檔案主管部門(mén)應當推動(dòng)檔案數字資源共享工作，促進(jìn)跨區域、跨層級、跨部門(mén)共享利用。   

第七章 附   則

第三十七條  本辦法由國家檔案局負責解釋。

    第三十八條 本辦法自2024年11月1日起施行。